Vollständige Datenbestände helfen im Streit- oder Zweifelsfall beim Nachweis, dass ein Meisterbetrieb alle Arbeiten vor Ort ordnungsgemäß und fachgerecht ausgeführt hat.
Deshalb gewinnt bei Gewährleistungsfragen die lückenlose Dokumentation und Archivierung von Bauinformationen gegenüber Kunden oder Lieferanten immer mehr an Bedeutung. Von den bestehenden Vorschriften des Gesetzgebers mal ganz abgesehen.
Eine cloudbasierte digitale Bauakte ermöglicht eine effektive Baustellendokumentation. Denn was nicht digital erfasst und somit jederzeit wieder auffindbar ist, kann dem Installateur auf die Füße fallen.
Die wirklich vollständige Bauakte
Die digitale Bauakte bündelt und vernetzt Pläne, Skizzen, Materiallisten, Fotos des Auftragsfortschritts, der verwendeten Materialien und weitere projektbezogene Informationen an einer zentralen Stelle.
Geeignete Lösungen unterstützen alle gängigen Medien- und Dateiformate. Ihre Daten sowie die benötigten Funktionalitäten halten die Serviceanbieter in der Cloud vor. Einrichtung und Verwaltung einer cloudbasierten digitalen Bauakte erfolgen über eine anmeldepflichtige Weboberfläche, die an jedem Computer, Tablet oder Smartphone einfach per Browser abrufbar ist.
Handwerkerspezifische Apps für das Smartphone und Tablet für die Betriebssysteme Android, iOS oder Windows und verschlüsselte Internetverbindungen stellen sicher, dass die Daten zentral gehalten und somit nicht nur im Büro, sondern auch auf der Baustelle und in der Werkstatt greifbar und auf dem neuesten Stand bleiben.
Die digitale Bauakte schafft eine solide technische Grundlage zum einfachen, verzögerungsfreien Teilen aktueller Informationen und für den Austausch zwischen den Teams vor Ort, den Mitarbeitern im Büro und möglicherweise anderen Beteiligten wie den Bauherren, den Architekten und Partnerunternehmen.
Digitaler Vorsprung
Der Anbieter My Craftnote beispielsweise spricht in diesem Zusammenhang vom „Whatsapp für Handwerker“, das eben im Unterschied zu dem im privaten Umfeld populären Messenger als Add-on zusätzlich auch die nötigen professionellen Archivierungsmöglichkeiten bereitstellt.
Grundlegende Zusatzfunktionen erhöhen die Praxistauglichkeit: Zugriffsberechtigungen regeln, wer welche Dokumente betrachten und bearbeiten kann. Automatisch generierte Zusatzinformationen wie die Zeit- und Datumsangaben sowie die Geodaten der erstellten Fotos erleichtern die Zuordnung.
Darüber hinaus können zum Beispiel im Büro die einzelnen Informationshappen mit passenden Schlagwörtern versehen werden. Vorteil: Die so ausgezeichneten Dokumente sind bei einer späteren Archivsuche leichter auffindbar. Gerade für Handwerksunternehmen aus der Baubranche gibt es mittlerweile einige schnell einsetzbare und ohne große Investitionen nutzbare Lösungen. Dazu zählen beispielsweise Datengut, Memomeister, My Craftnote, Werker App und Open Handwerk.
Vernetzte Betriebe sind smart
Der konsequente Einsatz der digitalen Bauakte führt ohne große technische Barrieren direkt zu einer signifikanten Zeitersparnis im Baustellenmanagement. Wichtig für Sie: Der Funktionsumfang und die Benutzeroberfläche müssen zu den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passen.
Langfristig hat der verantwortliche Unternehmer das beruhigende Gefühl, sich bei Rückfragen auch nach Jahren jederzeit auf die untrüglichen Fakten der eigenen vollständigen Datenbestände berufen zu können. Allein deshalb wird sich dieses Investment bald auszahlen.
Veranstaltungstipp
Das Forum Handwerk digital
Handwerksunternehmen wollen – unabhängig von Branche und Größe – genau wissen, was hinsichtlich Digitalisierung heute bereits möglich ist und was sie morgen erwartet. Antworten darauf gibt das Forum Handwerk digital. Diese Initiative ist sowohl als Anlaufstelle im Internet als auch als echtes Veranstaltungsformat ein Garant für kompetente Beratung, praxisbezogenen Service und inspirierende Lösungsansätze für die eigene Digitalisierung.
Der Gentner Verlag und die SBZ sind Medien- und Kooperationspartner des Forums. Eine Veranstaltung zum Thema findet in Stuttgart am 7. November 2019 statt.
In alten Dokumenten suchen ist wenig erquicklich, wenn sie nicht vollständig und strukturiert abgelegt sind.
Entspannt auf Kundenfragen reagieren – mit der digitalen Bauakte.
