Handwerk digital

05.08.2019 | Veröffentlicht in Ausgabe 07-2019

Kongress — Handwerk ist Handwerk. Es braucht den versierten Menschen, der mit Werkzeug umzugehen weiß und die Handgriffe aus dem Effeff beherrscht. Doch zum Organisieren und Dokumentieren werden fast ausschließlich digitale Wege genutzt. Petra Franke

Mit Tablet oder Smartphone Aufträge mobil abwickeln – in vielen Handwerksbetrieben ist das inzwischen Realität. Vorbei sind die Zeiten, in denen Mitarbeiter beim Kunden vor Ort Auftragsdaten auf Zetteln notierten und Projekte in Kladden dokumentierten. Heute sorgen geeignete Softwarelösungen für die schnelle Übermittlung und Verarbeitung der Daten bis hin zur automatisierten Rechnungsstellung.

Das digitale Büro im Griff

Welche Vorteile das in der Praxis hat und wie innovative digital-mobile Anwendungen mit traditionell gewachsenen Arbeitsabläufen verbunden werden, zeigt das Forum Handwerk Digital. Denn die Auswahl der entsprechenden Apps und Programme und deren Einbindung in die Arbeitsabläufe sind mitunter ein Kraftakt.

Rechtssicher aufbewahren

Ein weiterer Schwerpunkt der Veranstaltung ist der Umgang mit Kundendaten. Wie sie richtig verwaltet werden und dabei sogar Aufwand reduziert und mehr rechtliche Sicherheit erreicht wird, ist nämlich kein Geheimnis, sondern kann erlernt werden.

Es geht darum, Dokumente digital rechts- und revisionssicher aufzubewahren im Sinne der GoB-Digital. GoB steht als Abkürzung für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Adressen und Korrespondenz datenschutzkonform zu verwalten kann sogar Vorteile für tägliche Abläufe und sensible Betriebs- und Kundeninformationen mit sich bringen.

Es geht um Vertrauen

Die Veranstaltung will auch zeigen, wie es gelingt, Kunden zu finden, für die man gerne arbeitet, und Mitarbeiter, mit denen man gerne arbeitet. Denn schließlich geht es um Vertrauen.

Im Fokus stehen zudem Aspekte des eigenen Online-Marketings, beispielsweise was gute Referenzfotos ausmacht und wie online positive Aufmerksamkeit geschaffen werden kann.

Online-Terminkalender lassen sich in der Regel leicht in Betriebsabläufe, Online-Auftritte oder Social-Media-Kanäle einbinden. Kunden können so im Internet rund um die Uhr sehen, wann der nächste Termin verfügbar ist. Das macht die Planung für alle Beteiligten sehr einfach.

Online Termine verbindlich vereinbaren

Aber auch die im Unternehmen für die Terminplanung zuständigen Mitarbeiter werden entlastet, wenn die Kundschaft – beispielsweise über die Website oder via Facebook – selbst freie Termine einsehen und für sich reservieren kann.

Am liebsten gleich mit der Möglichkeit, die Aufgabe kurz zu beschreiben. Mitarbeiter müssen dadurch weniger telefonieren, organisieren und manuell notieren. Das vermeidet Fehler und Missverständnisse, schafft Kapazitäten für wichtigere Aufgaben.

Die Anbieter von Online-Terminplanungs-Tools stellen für diese Art der Terminkoordination eigene Plattformen im Internet bereit. Diese Services können je nach Funktionsangebot auch unternehmensintern zur Organisation von Terminen genutzt werden.

Mit Kontaktdaten für Bestätigung

Die Buchung eines Termins im Internet scheint für viele Menschen weniger verbindlich zu sein als die telefonische Vereinbarung mit einem Unternehmensmitarbeiter oder die Abstimmung per E-Mail.

Um sich hier vor Missbrauch zu schützen, sollten Handwerksbetriebe darauf achten, dass in einem Online-Terminkalender die Terminbuchungen über eine Handynummer, eine E-Mail-Adresse oder eine vom Unternehmen vergebene Kundennummer verifiziert werden.

Der Kunde muss dann in einer automatisch an ihn abgesendeten Nachricht seinen Wunschtermin bestätigen. So entsteht bei ihm das Gefühl, eine verbindliche Vereinbarung getroffen zu haben, deren Änderung oder Stornierung er dann auch eher mit dem Unternehmen abstimmt, als wenn er anonym ein Zeitfenster belegt hätte.

Unternehmen haben dann auch die Möglichkeit, ihm rechtzeitig eine Terminerinnerung zu schicken, beispielsweise per SMS oder E-Mail.

Aber man sollte bedenken, dass nicht alle Kunden Online-Terminplanungs-Tools nutzen möchten. Manchen erscheint das eigene Anliegen zu komplex, um es einem Automaten im Internet anzuvertrauen. Auch dafür gibt es Lösungen.

Weniger Telefonate, mehr Zeit

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen, das Kundentermine vereinbart, ein Online-Terminplanungs-Tool mit seinen Vorteilen nutzen. Entweder durch Integration des Tools auf der eigenen Website, via Social-Media-Kanal oder über die Website des Anbieters.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören Zeitersparnis, die 24/7-Verfügbarkeit für Kunden, weniger Belastung durch Telefonate und die Vermeidung von Terminausfällen durch automatische Erinnerungen.

Manche der auf dem Markt verfügbaren Online-Terminplanungs-Tools bieten auch die Möglichkeit der Verknüpfung mit Online-CRM-Systemen wie zum Beispiel weclapp oder SugarCRM.

Auch Schnittstellen zu Projektmanagement-Plattformen und deren Apps wie MeisterTask, Microsoft Project, Trello oder Wrike werden – je nach Systemanbieter – bereitgestellt. Hintergund: CRM steht für Customer Relationship Management. Auf Deutsch meint das Kundenbeziehungsmanagement oder Kundenpflege. Es beinhaltet die Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen und unterstützt ein vertieftes Beziehungsmarketing. CRM ermöglicht es so, Kunden besser zu kennen und punktgenau zu bedienen.

Die Preise für die Nutzung eines Online-Terminplanungs-Tools sind abhängig von Faktoren wie Basiskosten, Anzahl der Nutzer, Anzahl der Terminreservierungen, Umfang der Terminpläne und genutzter Funktionsumfang oder Zugriff auf angebotene Schnittstellen zu externen Systemen.

Von digitalen Profis für Handwerker

Der eintägige Kongress Anfang November in Stuttgart verspricht Impulse für mehr Effizienz im Unternehmen. Schwerpunkte in diesem Jahr sind das digitale Büro und Online-Marketing.

Das Programm wird von Branchenexperten und Handwerksunternehmern gestaltet. Sie zeigen, wie sich Betriebe praxisnah weiterentwickeln und das operative Tagesgeschäft optimieren.

Der Kongress findet am 7. November 2019 in Stuttgart statt. Er verbindet theoretische Elemente mit praktischen Ansätzen.

Konkret bedeutet das: Am Vormittag der Veranstaltung erläutern Impulsreferate Hintergründe und Grundsätzliches, am Nachmittag knüpfen breit gefächerte Workshops an die Themen an und zeigen, wo sich im Betriebsalltag lohnenswerte Ansätze zur Umsetzung befinden und wie sie angepackt werden.

Forum Handwerk Digital

Rabatt für Frühbucher sichern!

Der Kongress findet am 7. November 2019 statt. Veranstaltungsort ist das Tagungszentrum „Room2rent“ in Kernen bei Stuttgart. Beginn ist um 9.30 Uhr. Kosten: 199 Euro. Frühbucher zahlen bis zum 9. September nur 149 Euro.