Bei SCM Energy werden Innendienst, Vertrieb und Montage effizient per Software und App verwaltet. Mit knapp 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind die Prozesse im Betrieb sehr komplex. Deshalb hat das Unternehmen bereits 2022 eine geeignete Lösung spezifiziert und implementiert.
Die Lösungen des Anbieters PDS wurden speziell auf die Belange von Handwerksbetrieben zugeschnitten. Software und Apps stützen sich auf eine Cloud. Damit hat der Solarteur und SHK-Dienstleister nicht nur die Basis für durchgängig digital vernetzte Prozesse über alle Unternehmensbereiche geschaffen, sondern er profitiert auch von einer frei skalierbaren IT-Plattform für künftiges Wachstum.
Wachstum machte Wechsel notwendig
SCM Energy befasst sich mit erneuerbarer Energietechnik im und am Gebäude. Das Angebot umfasst beispielsweise die Beratung, Planung und Installation von Photovoltaiklösungen jeglicher Größe, Infrastruktur für Elektromobilität und Smart Home sowie energieeffiziente Heizsysteme und Wärmepumpen für private und gewerbliche Kunden. Der Betrieb verzeichnete in den letzten Jahren ein massives Wachstum – nicht nur bei Aufträgen und Umsatz, sondern auch personell.
Externe Berater halfen bei der Auswahl
Seit 2020 wuchs die Belegschaft von 40 bis 50 auf knapp 100 Mitarbeiter an. Das bisher eingesetzte ERP-System wurde den wachsenden Anforderungen nicht gerecht. Mitunter kamen Insellösungen und diverse Excel-Tools zur Anwendung. Also entschloss sich die Geschäftsleitung, eine neue ERP-Komplettlösung einzuführen, um die Weichen für künftiges Wachstum zu stellen.
Um die Auswahl und Entscheidung zu unterstützen, nahm SCM die Dienste von externen Beratern in Anspruch. Vor- und Nachteile des Cloudbetriebs wurden eingehend beleuchtet und überprüft.
Nach Gesprächen mit verschiedenen Anbietern zeichnete sich schnell der Weg hin zu PDS und der flexibel skalierbaren Cloud ab. „Mobile Arbeiten und der einfache Einsatz im Vertrieb, in der Montage, im Service und in der Wartung waren für uns entscheidend“, erläutert Stefan Korneck, geschäftsführender Gesellschafter von SCM Energy. „Wir wollten keine Parallelprozesse mehr, sondern ausschließlich mit einem Programm durchgängig und standortunabhängig arbeiten – vom Vertrieb und der Projektierung über die Auftragsabwicklung, den handwerklichen Installationsprozess und das Aftersales bis in die Buchhaltung und das Projektcontrolling.“
Eierlegende Wollmilchsau gefunden
Außerdem wünschte sich SCM einen einzigen Ansprechpartner für die IT-Betreuung. „Gesucht haben wir eine eierlegende Wollmilchsau – sprich eine Lösung, die alle Bereiche und Prozesse komplett abdeckt“, erinnert sich Korneck. „Diese haben wir mit der Software und der Cloud von PDS gefunden.“ Insbesondere in puncto Transparenz und Steuerung bei den Datenflüssen und Workflows ist der Fachbetrieb mit der neuen Software gut für die Zukunft aufgestellt.
Das Unternehmen nutzte die Einführung neuer Software, um die eigenen Prozesse zu analysieren und zu optimieren. „In diesem Zuge haben wir auch einzelne Key-User über alle wichtigen Funktionsbereiche hinweg geschult, um unsere Teams auf den Einsatz vorzubereiten“, ergänzt Holger Neumann, ebenfalls geschäftsführender Gesellschafter und Gründer von SCM Energy.
Prozesse stark vereinfacht
Im Mai 2022 ging die neue Lösung von PDS in Betrieb. Seither arbeiten nahezu alle Unternehmensbereiche mit der neuen ERP-Lösung. „Als Vertriebsassistentin ist es meine Aufgabe, die Projekte von der Anfrage bis zum Auftrag zu begleiten und die Außendienstmitarbeiter mit den jeweiligen Projektakten zu versorgen“, erzählt Bianka Sehlke, die als Assistentin im Vertrieb tätig ist. „Die Software hat den Arbeitsablauf bedeutend erleichtert. Die Kollegen können genau sehen, wer vorher in dem Prozess gearbeitet und Notizen gemacht hat.“
Die Angebotserstellung, die teilautomatische Umwandlung in Aufträge und automatisierte Auftragsbestätigung per Mail, das Erstellen der Projektakten und die Übermittlung an die Kollegen: Alles wird direkt in der Software abgewickelt. Der Status und alle projektrelevanten Informationen sind für alle Beteiligten automatisch ersichtlich. Bianka Sehlke resümiert: „Das macht unser Tagesgeschäft sehr viel einfacher.“
Monteure haben Zugriff
Auch die Monteure haben über die Cloud und Apps alle benötigten Informationen und Dokumentationen im Zugriff. Die Möglichkeit, über Tablet und Smartphone die Checklisten des technischen Innendienstes für Wartung und Reparaturen an die Monteure vor Ort zu verschicken, wird gern genutzt. Die Anbindung der Software an Microsoft 365 schafft zusätzliche Vereinfachungen: E-Mails, Angebote, Auftragsbestätigungen oder sonstige Korrespondenz wird direkt aus PDS heraus versendet.
Anfragen, die über das Kontaktformular auf der Website eingehen, laufen zur weiteren Bearbeitung weitgehend automatisiert ins System, um eine konsistente Datenbasis und einheitliche Bearbeitung im Vertrieb sicherzustellen. So hat der Vertriebsaußendienst alle Details zur Hand, um das Aufmaß zu machen und Bilder von dem Objekt hochzuladen oder auftragsrelevante Details zu ergänzen.
Um die interne Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten zu erleichtern, werden insbesondere die Projektakten für den Wissenstransfer genutzt. Werden Auszüge der Projektakte für die Kundenkommunikation benötigt, lassen sich die hinterlegten Zusatzinformationen gleich mit übermitteln.
Auf dem Weg ins papierlose Büro
Ein wichtiges Instrument für die Digitalisierung der internen Abläufe ist die digitale Rechnungsverarbeitung. Kommt eine Rechnung per E-Mail rein, wird sie automatisch durch künstliche Intelligenz weiterverarbeitet. So werden die Rechnungen automatisiert zugeordnet und wichtige Details wie Ansprechpartner, Zahlungsziele, Konten, Beträge oder Lieferanten direkt extrahiert.
Ein zusätzlicher Vorteil: Die KI lernt, an welcher Stelle bei welcher Rechnung der Empfänger oder die Rechnungsnummer stehen. Auf diese Weise müssen keine Rechnungen in Papierform mehr in die Hand genommen werden.
Scanner mit künstlicher Intelligenz
Und wenn doch mal Rechnungen in Papierform eingehen, werden diese einfach an den Scanner übermittelt, der die digitale Verarbeitung startet. „Unsere Vision war es, irgendwann komplett papierlos zu arbeiten“, erläutert Mirko Schlatow, Manager für Innovation und Transformation bei SCM Energy. „Mit dem Cloudbetrieb haben wir dafür das Fundament gelegt und bereits einen Großteil unserer internen Prozesse digitalisiert.“
Er schätzt besonders, dass das neue ERP-System voll skalierbar arbeitet. „So haben wir im vergangenen Jahr mit unserem Wachstum unsere Lizenzen quasi auf Knopfdruck von 20 auf 30 erhöht. Das ist ein wichtiger Faktor, damit Wachstum nicht zulasten der Effizienz und Produktivität geht.“
Cloud ersetzt teure Server
Hinzu kommt, dass das Unternehmen mit eigenen Servern nicht – oder zumindest nicht wirtschaftlich – das hohe Sicherheitsniveau und den Komfort eines Rechenzentrums gewährleisten könnte. Um die Digitalisierung weiter voranzutreiben, werden neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heute einem Test unterzogen. Er soll sicherstellen, dass neue Fachkräfte mit der digitalen Arbeitsumgebung sehr schnell umgehen können.
Die PDS-Software ermöglicht der Geschäftsführung und den Projektleitern eine detaillierte Auswertung der Projekte. Wo gibt es Abweichungen von Soll und Ist? Gab es größere Differenzen bei gleichartigen Projekten? Wo wurde mehr Material verbraucht oder mehr Arbeitszeiten aufgewendet als abgerechnet?
Aussagekräftige Daten
Heute ist das Unternehmen in der Lage, die Projekte von verschiedenen Seiten zu beleuchten, um gegebenenfalls Nachtragsangebote oder Aufträge zu schreiben und die Rentabilität zu sichern. „Für mich als Unternehmer und Geschäftsführer ist es unglaublich wichtig, sehr schnell auf aussagekräftige, vollständige und konsistente Daten zurückgreifen zu können“, erklärt Geschäftsführer Stefan Korneck.
Die Entscheidung für PDS als neues ERP-Programm hat SCM Energy definitiv geholfen, weiter zu wachsen, die Ablauforganisation zu professionalisieren und die Prozesse zu optimieren. Nebenbei ist es dem Team gelungen, sich noch stärker zu vernetzen und produktiver zu arbeiten.
Korneck schließt: „Unsere Mitarbeiter sind heute so vertraut mit der Lösung, dass sie nicht nur genutzt, sondern ganzheitlich gelebt wird.“
Ein weiterer Pluspunkt ist das Finanzwesen. Es ergänzt die Branchensoftware in buchhalterischen Prozessen wie Rechnungswesen und Kostenrechnung.
Früher musste alles zunächst manuell erfasst und nachbearbeitet werden. Erst danach konnten die Vorgänge an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Heute hat SCM Energy wichtige Prozesse des Finanzwesens so weit automatisiert, dass Dokumente wie zum Beispiel Lieferscheine nach der Erstellung in der Handwerkersoftware ohne weitere Bearbeitung zur Entlastung des Lagers direkt auf die Kostenträger gebucht werden.
Weitere Schritte folgen
Weitere automatisierte Prozesse will das Unternehmen nun bei der Zeiterfassung und Lohnabrechnung umsetzen. Im nächsten Schritt ist geplant, die digitale Zeiterfassung einzuführen und an die Lohnabrechnung anzubinden. Außerdem wird die Kostenrechnung erweitert, um Bauprojekte noch genauer inklusive der Gemeinkosten auszuwerten. Auch sollen in Kürze der Ablauf und die Verwaltung der Urlaubsanträge vereinfacht werden.
Foto: SCM Energy
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PV-Profi der Woche
SCM Energy im Video
Die Installationsfirma aus Salzwedel ist ein starker Partner des Solarfachhändlers EWS aus Handewitt. Im Videoporträt werden gemeinsame Visionen für Innovation und nachhaltigen Fortschritt vorgestellt. Zudem steht die effiziente Aufgabenteilung im Mittelpunkt, getreu dem Motto: Hand in Hand zum Erfolg.
Geschäftsführer Holger Neumann sagt. „Das Besondere an der Zusammenarbeit mit EWS ist die Kompetenz der Mitarbeiter, die wir ständig als Ansprechpartner haben, egal ob im technischen Bereich oder bei den Verfügbarkeiten.“ Weitere spannende Einblicke in die Zusammenarbeit der beiden Firmen zeigt das Video.
Jede Woche wird in der Videoreihe PV-Profi der Woche ein Fachbetrieb aus dem Partnernetzwerk des norddeutschen Großhändlers EWS und namhaften Herstellern der Branche vorgestellt – auf Youtube und auf der Website.
https://www.pv.de/leistungen/kundenawards/
Foto: EWS
Die Autorin
PDS
