Ein digitales Werkzeug vereinfacht die Berichterstellung beim Anlagencheck. Direkt vor Ort werden Notizen, Bilder und Vermerke per Tablet in ein Protokoll geschrieben. Die schriftliche Zusammenfassung für den Kunden ist dann fast ein Kinderspiel.
Geht es um Inspektionen oder Mängelbehebung, ist eine ordentliche Dokumentation die halbe Miete. Doch leichter gesagt als getan. Selbst wenn vor Ort auf dem Dach oder in der Freiflächenanlage fleißig notiert und fotografiert wird, bedeutet es einen immensen Aufwand, die Ergebnisse am Schreibtisch in ein lückenloses Protokoll zu übertragen. Und nicht selten passiert es, dass ein Foto nicht mehr genau zugeordnet werden kann, Notizen lückenhaft sind oder sich beim Übertragen einfach mal ein Fehler einschleicht.
90 Prozent Zeitersparnis
Hinzu kommt, dass dieser letzte, aber so wichtige Arbeitsschritt des Dokumentierens bei vielen Technikern eher unbeliebt ist. Und nach einem ganzen Tag auf der Anlage, womöglich noch mit langen Anfahrtszeiten, bedeutet es einige Überwindung, sich am Abend an den Rechner zu setzen, um ein Protokoll zu erstellen. Dann doch lieber morgen, mit frischem Kopf – oder eben auch noch später und mit eventuell größeren Lücken oder Ungenauigkeiten.
Die mobile Softwarelösung Tabtool schafft hier Abhilfe. Schluss mit Zettelwirtschaft und Foto-Wirrwarr. Stattdessen werden direkt an der Anlage alle dem Auftrag entsprechenden Arbeitsschritte in einem standardisierten Protokoll dokumentiert, Fotos passend abgelegt und im Büro lediglich noch einmal gegengecheckt und an den Kunden versendet oder in Reparaturaufträgen weiterverarbeitet. Von 90 Prozent Zeitersparnis sprechen die Entwickler des Produkts. Hervorgegangen ist die Firma Tabtool mit dem gleichnamigen Produkt zum einen aus einer Softwareschmiede, mit deren Software unter anderem Airbus seit vielen Jahren Flugzeugbauteile zur Qualitätssicherung dokumentiert. Die anderen Gründerväter kommen von Greentech, einem der größten unabhängigen Betriebsführer für Photovoltaikanlagen. Der Erfahrungsschatz von Greentech bei der Betriebsführung und Inspektion diente als Grundstock für die Entwicklung von Standardprotokollen und Checklisten, die bei der Begutachtung von Anlagen unabdingbar sind. Vertriebsleiter Jörn Carstensen beschreibt die Motive von Greentech bei dieser Zusammenarbeit: „Wir haben uns gefreut, an dieser Entwicklungskooperation teilzuhaben. Denn wir haben in der technischen Betriebsführung erfahren, wie schlecht die Berichte sind, die aus dem Feld kommen. Verständlich, Techniker sind keine Schriftsteller.“ Bei Rückkehr nach vier Tagen Außeneinsatz mit unzähligen handschriftlichen Notizen und einer Unmenge Fotos im Gepäck bereitet die Berichterstellung nahezu physische Schmerzen. Und manches kriegt man oft einfach gar nicht mehr sauber hin, zum Beispiel ob das Bild jetzt von dem oder dem Generatoranschlusskasten stammt, ist nicht mehr eindeutig nachvollziehbar.
Entstanden ist aus der Zusammenarbeit eine Softwarelösung, die mobil einsetzbar ist, dem Techniker vor Ort ein praktisches Hilfsmittel für alle Dokumentationsaufgaben bietet und am Ende die gesammelten Informationen strukturiert aufbereitet in Berichten zusammenfasst. Anders ausgedrückt: Das Werkzeug könnte als ins Feld verlängerter Arm des im Büro befindlichen Datenbestands zu einer Anlage betrachtet werden.
Cloudbasierte Datenspeicherung
Die Architektur besteht aus einer Datenbank, in der alle Daten gesammelt und gespeichert werden. Die Datenbank liegt physisch auf Servern der Firma Tabtool. Über eine Cloud werden die Daten für die mobile Anwendung verfügbar gemacht, parallel hat der Kunde eine serverbasierte Tabtool-Variante im Büro. Die cloudbasierte Lösung bietet sowohl dem Techniker vor Ort als auch dem Bearbeiter im Büro die Möglichkeit, auf diese Daten zurückzugreifen, sie mit aktuellen Angaben zu bereichern und zu bearbeiten. Über ein rollenbasiertes Rechtesystem kann jeweils derjenige Projekte, Ordner, Akten bearbeiten, der dies auch soll und darf. Es ist also möglich, dass Techniker über Tabtool Zugriff auf Projektdaten verschiedener Kunden haben, aber auch jeweils nur die Akten sehen, die für sie relevant sind.
In Akten werden diverse Informationen zusammengefasst. Neben Notizen in Datenfeldern können Dateien und Bilder abgelegt werden. Einfache Vorgänge, wie zum Beispiel die lapidare Aussage „keine sichtbaren Mängel“, können per Checkbox vermerkt werden. So wird nichts vergessen. Überhaupt sind die Checklisten ein wichtiges Gerüst. Sollen zum Beispiel Verkabelungen geprüft werden, muss der Inspekteur tatsächlich für jede zu prüfende Komponente ein entsprechendes Häkchen setzen, zum Beispiel „nicht geprüft“, „in Ordnung“ oder „Mangel“. Wurde ein loses Kabel befestigt, kann das ebenfalls vermerkt werden und besteht Handlungsbedarf, wird dieser in einem dazugehörigen Freitextfeld kurz beschrieben. (Petra Franke)
Den vollständigen Artikel lesen Sie in der Aprilausgabe der photovoltaik. Sie erscheint am 14.4.2016.
