Ihr Schreibtisch ist mit gelben Zetteln gepflastert, im Kalender sind alle Termine schon mehrfach gestrichen und neu geplant, Sie müssen noch drei Rechnungen schreiben, aber zuerst müssen Sie die wichtige E-Mail mit den Dachmaßen von letzter Woche suchen, weil sonst die Bestellung nicht raus kann und das Projekt stockt. Eine gute Unternehmenssoftware könnte in diesem Büro Wunder wirken, mit einer Aufgabenverwaltung, einem Projektabwicklungstool, mit Warenwirtschaftssystem und integrierter Dokumentenverwaltung.
Das Angebot an derartigen Software-Lösungen ist in Deutschland gewaltig. Angefangen bei solchen vom Branchenriesen SAP bis zur kaufmännischen Software für den Ein-Mann-Betrieb kann sich ein Solarunternehmen aus Dutzenden Lösungen für den Mittelstand diejenige heraussuchen, die am besten zu den Aufgaben im Unternehmen und zum Geldbeutel passt. Die größte Passgenauigkeit erreichen dabei Branchenlösungen. Da die Photovoltaik erst vor kurzem stark gewachsen ist, haben sich jedoch erst wenige Anbieter mit deren speziellen Bedürfnissen auseinandergesetzt. Nur etwa eine Handvoll hat sich auf der Intersolar vorgestellt und nur drei davon haben tatsächlich Photovoltaik-Funktionen programmiert. Das sind Microsoft Dynamics NAV Solarenergie von der Business Systemhaus AG, Delwa-PV von Delco Datentechnik und das Programm Kaufmann von Hottgenroth/ETU, das mit dem Solarplanungstool PV-Simulation aus demselben Haus zusammenarbeitet. Alle drei verfügen über ein Organisationssystem, das es erlaubt, Dokumente, E-Mail-Verkehr und Aufgaben im einzelnen Projekt zu verwalten, und das an anstehende Termine erinnert.
Das Programm Kaufmann von Hottgenroth/ETU (nicht zu verwechseln mit dem PC-Kaufmann von Sage) wird üblicherweise von kleineren Handwerksbetrieben genutzt, die damit einen oder mehrere Arbeitsplätze ausstatten und im Paket mit technischen Planungsprogrammen nutzen. Einer dieser Handwerker ist Hans-Joachim Richartz, Inhaber der Firma Smartec. Ursprünglich Heizungs- und Sanitärinstallateur, hat er sein Geschäft inzwischen auch auf Photovoltaik- und Solarthermieanlagen ausgeweitet. Je nach Kundenauftrag nutzt er zur Projektierung und Angebotserstellung die verschiedenen Planungstools aus dem umfangreichen Warenkorb des Software-Hauses – für Sanitärinstallation, Energieberatung und eben auch für die Photovoltaiksimulation. „Meine Kunden sind Landwirte und oft recht skeptisch, ob sich das für sie auszahlt“, sagt Richartz, „aber wenn man es ihnen dann gleich vor Ort vorrechnet, dann kann man sie überzeugen.“ Die 3D-Grafik einer einfachen Halle ist schnell erstellt. Mit Ausrichtung, Klimadaten und einer riesigen Datenbank mit den verfügbaren Modul- und Wechselrichtertypen kann die Software das Dach automatisch belegen, berechnet Verschattungen, schlägt eine Verschaltung vor und erstellt eine Ertragsprognose. Der zu erwartenden Ertragskurve kann eine persönliche Lastkurve gegenübergestellt werden.
Zwei in einem
Photovoltaik-Planungsprogramme, die solches tun, sind jedoch normalerweise nicht Teil der kaufmännischen Software. Von den Planungsprogrammen gibt es eine Menge, viele sind rundum ausgestattet und mit liebevollen Details gespickt. Ihre Daten lassen sich in Listen exportieren und gegebenenfalls in die kaufmännische Software importieren. Hottgenroth/ETU hat diesen Schritt mit der Paketlösung eingespart. Per Knopfdruck lassen sich die Projektdaten, wie zum Beispiel Kundenstamm, Stücklisten und Leistungsdaten, in das Kaufmann-Programm übernehmen. Dort werden sie auf Plausibilität geprüft und falls nötig Artikel oder Kunden neu angelegt. Die Stückliste kann dann für das Angebot ergänzt und per IDS-Connect direkt zur Bestellung an den Händler geschickt werden.
Das Kundenprojekt dient als Ordner für alle möglichen weiteren Aktionen. Es können Eingangslieferscheine und -rechnungen verbucht werden, Montagetermine festgelegt und Kundendienstaufträge verfasst werden. Seriennummern und Flashdaten lassen sich hier für später aufbewahren. „DerKaufmann ist für mich optimal“, findet Richartz. Er kann die vielen verschiedenen Gewerke in einem System verwalten. „Im Büro läuft jetzt vieles einfacher. Und wenn mal was unklar ist, kann ich anrufen. Die können dann direkt auf meinen Computer zugreifen und mir zeigen, wie es geht.“ Vorteilhaft findet Richartz auch, dass er für wiederkehrende Vorgänge sogenannte Jumbos zusammenstellen kann, die er dann immer wieder verwendet. Was er nicht nutzt, ist die Verbindung zum Großhändler. Über die könnte er Artikellisten und Preise einpflegen. „Das habe ich einmal probiert, aber das war zu viel für meinen Rechner“, schmunzelt er. Der Kaufmann kostet in der Profiversion für einen Arbeitsplatz 999 Euro, die PV-Simulation 3D 399 Euro. Allerdings müssen für die Aktualisierung der technischen Datenbank noch 119 Euro pro Jahr extra eingeplant werden.
Planungstafel für Montage
Die Geschäftsführer der Solar Unit Nahetal entschlossen sich Anfang 2012, einen Neuanfang im Büro mit einer neuen Software zu wagen. Auf die schon länger bestehende Unzufriedenheit traf eine Werbemail von Delco Datentechnik und brachte den Stein ins Rollen. Die Erleichterung ist Chefin Tanja Dahm heute anzumerken, wenn Sie von Delwa-PV schwärmt: „Es ist auf die Branche zugeschnitten, direkt einleuchtend und übersichtlich. Jetzt brauchen wir nur noch in diesem Programm zu arbeiten und können alle Dateien zu dem Einzelprojekt einbinden.“ Die Software verfügt über eine Aufgabenverwaltung, in der typische Schritte bei der Installation von Photovoltaikanlagen schon enthalten sind. Diesen Ablaufplan können die Nutzer erweitern, umstellen und mit Terminen versehen, so dass sie zu Beginn des Arbeitstages schon eine fertige Aufgabenliste erwartet. „Das Programm erinnert uns so lange, bis wir es wirklich erledigt haben. Dadurch brauchen wir nicht mehr 1.000 Zettel.“ Für die Angebotserstellung nutzen Tanja Dahm und ihre Kollegen den PV-Manager von IBC. Bei der Übernahme der kaufmännisch relevanten Daten können sie die enthaltenen Preise gleich mitnehmen. Zusätzlich zur Preisbildung über die Kalkulation der Einzelpositionen lässt sich der Endpreis auch in Euro pro Kilowatt Peak vorgeben. Wenn ihn der Nutzer variiert, sieht er, wie sich der Deckungsbeitrag des Projektes verändert.
„Ich finde es auch sehr gut, dass wir nicht jeden, dem wir ein Angebot schicken, als Kunden aufnehmen müssen“, sagt Tanja Dahm und pflegt diese Kontakte als Interessenten in die Datenbank ein. „Wir bekommen viele Anfragen, aber nicht immer den Auftrag.“ Trotzdem lässt sich auswerten, über welchen Weg der Interessent zum Unternehmen gefunden hat, oder er kann bei Marketing-Aktionen berücksichtigt werden.
Für ausgesprochen praktisch hält sie die Planungstafel für die Montageteams. Darin lassen sich den Projekten Teams zuordnen und anschließend die Arbeitszeiten erfassen. So entsteht beim Abschluss des Projektes eine vollständige Endkalkulation. Auch eine sogenannte Chefinformation findet sich im Delwa-PV. Darin sind die wichtigsten Berichte zur Unternehmenssituation zusammengefasst, so dass der Chef jederzeit seine Controllingaufgaben wahrnehmen kann.
Delwa-PV ist kein vollintegriertes Unternehmensplanungssystem. Das Modul beschränkt sich auf Warenwirtschaft und Projektabwicklung, kann aber erweitert werden. So ist es den Nutzern möglich, zum Beispiel die Finanzbuchhaltung weiter mit Datev zu führen oder auf das Modul FiBu von Delco zu wechseln. Gleiches gilt für Zeiterfassung, Fertigungssteuerung und Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Für die Implementierung von Delwa-PV benötigen die Kundenbetreuer etwa eine Woche. Die Altdaten werden dabei übernommen, sofern sie im Listenformat vorliegen. Nach der ersten Schulung und Einweisung gebe es nur noch selten Rückfragen, erzählt Tobias Brieskorn von Delco. Eine Lizenz für zwei Arbeitsplätze ist ab 4.800 Euro erhältlich. Ein Prozent vom Software-Preis werde monatlich für Wartung und Support fällig. Zusätzlich fallen Projektkosten für die Implementierung an und für Anschaffungen, wie zum Beispiel einen SQL-Server. Neben dem Zugriff vom festen Arbeitsplatz aus kann das System auch über einen Terminalserver von außerhalb bedient werden.
Geschäftsprozesse in Echtzeit
Das dritte Programm, das wir vorstellen, ist Microsoft Dynamics. Es richtet sich nicht an kleine Handwerksbetriebe. „Es ist erst dann sinnvoll, wenn mehrere Personen in unterschiedlichen Unternehmensbereichen ihre Aufgaben abgestimmt aufeinander erledigen sollen“, erklärt Toni Hümmer vom Microsoft Partner Business Systemhaus. Insel
lösungen führten dabei zu Transparenzverlusten, da die Informationen nicht für alle immer in der vollen Tiefe verfügbar seien. Abgesehen von den vollintegrierten Geschäftsprozessen in Echtzeit, die sicher für jedes Unternehmen hilfreich wären, wartet Dynamics NAV Solarenergie mit einigen Tools auf, mit denen gerade Photovoltaikunternehmer viel Zeit sparen können.
Es lassen sich zu jeder Kalkulation Testkalkulationen anlegen. In ihnen kann man mit Varianten, Festpreisen und Preis pro Kilowatt Peak spielen, bis Kundenwunsch und Gewinnerwartung unter einen Hut passen. Außerdem lassen sich die Flashdaten automatisiert einzelnen Modulen mit Seriennummern zuordnen und speichern. Treffen die Daten früher als die Module ein, wird der Wareneingang später dazugebucht. Bettina Fichtner ist die Einkaufschefin der Durosol AG in Weiden. „Ohne diese Funktion könnte ich mir nicht vorstellen, die Flashdaten zuzuordnen“, sagt sie. „Das sind in einem Datensatz schon mal 700 Stück. Im Monat sind das tausende!“ Ein weiteres Problem ist, dass die Listen mit den Flashdaten von jedem Hersteller in einer anderen Formatierung eintreffen. „Da die Daten an sich aber die gleichen sind, legen wir pro Hersteller nur eine Vorlage an und können sie dann immer einspielen“, erzählt Fichtner.
Für Artikel gibt es 50 verschiedene Eigenschaften, die sich in einer Merkmalsleiste festlegen lassen. Nach diesen Merkmalen kann man dann suchen und sortieren. So lassen sich alle Faktoren, die ein Modul oder einen Wechselrichter ausmachen, erfassen, und kommt ein neues Feature hinzu, findet sich dafür auch eine Spalte.
Durosol ist Generalunternehmer beim Bau von Solaranlagen. Das Unternehmen entwickelt Projekte, baut sie, bündelt sie in einer eigenen Unternehmensstruktur und verkauft sie an Investoren weiter. Den gesamten administrativen Aufwand wickeln die Mitarbeiter über das Dynamics NAV ab. „Mit dem Projekttool der Standardlösung konnten wir nicht arbeiten, das war zu wenig ausgearbeitet. Jetzt wurde das für uns angepasst.“ Für diesen Individualisierungsschritt war Durosol der Pilotkunde. Von den Verbesserungen können nun aber auch andere Unternehmen profitieren. Meilensteine, vertragliche Verpflichtungen, die ganze Projektplanung läuft über Dynamics als dem führenden System. Unstrukturierte Daten aber, zum Beispiel E-Mails, grafische Auswertungen und Dokumente, werden auf eine Sharepoint-Plattform ausgelagert. Dort gibt es dann zum Beispiel einen Projekt-E-Mail-Ordner, so dass der Schriftverkehr von allen Projektbeteiligten darin zu finden ist. Auch der Kalender und die Aufgaben werden hier verwaltet und an Dynamics NAV zurückgemeldet.
Externe Subunternehmer könnten hier mitarbeiten, ohne direkten Einblick ins Herzstück des Unternehmens zu bekommen. „Da bei uns das gesamte Management, die Kalkulation und das Controlling über Dynamics läuft, haben wir laufend den Soll-Ist-Vergleich“, sagt Fichtner. Für den Projektleiter sind im „Cockpit“ die wichtigsten Übersichten zusammengefasst. Auf Sharepoint haben Projektmitarbeiter über das Internet Zugriff. Die Einführung von MS Dynamics NAV Solarenergie setzt eine Microsoft-Umgebung und einen SQL-Server voraus. Die anfänglichen Projektkosten bei einem Start mit beispielsweise zehn Arbeitsplätzen betragen um die 50.000 Euro inklusive Lizenz, Schulung und Branchenanpassungen, aber ohne individuelle Programmierung. Bei Wartungs- und Supportkosten von jährlich circa 500 Euro pro Platz sind Updates und Versionswechsel bereits enthalten.
Über die Branchenlösung hinaus verfügen alle drei Programme über einen weitaus größeren Funktionsumfang, als hier vorgestellt werden kann. Besonders wichtig war jedoch allen Unternehmen, dass sie einen leichten Zugang zu ihrem Software-Haus haben, dass es gut erreichbar ist, schnelle Hilfe leistet und gewillt ist, Verbesserungsvorschläge umzusetzen. Wer einen Wechsel seiner Software erwägt, kann zum Vergleich natürlich auch Programme betrachten, die für artverwandte Branchen wie das Elektrohandwerk oder die Gebäudetechnik entwickelt wurden, oder jene, die zum Beispiel besonders auf das Projektmanagement oder die Fertigungsplanung ausgerichtet sind.
