Die Nutzung digitaler Tools in der technischen Betriebsführung von Solaranlagen ist längst kein Neuland mehr. Bei der Anlagenüberwachung werden Betriebsdaten schon seit den 1990er-Jahren durch Monitoringsysteme weitgehend automatisch erfasst und ausgewertet.
Bei der Wartung und Instandhaltung bietet sich jedoch ein anderes Bild: Hier greifen viele Dienstleister bei der Organisation und Dokumentation ihrer Prozesse nach wie vor auf Excel-Listen und Papierprotokolle zurück.
Wendepunkt durch immer mehr Aufträge
Diese Vorgehensweise verfolgten wir anfangs auch bei Sun2energy. Doch das stetige Wachstum unseres Unternehmens, das auf technische Services für Solarkraftwerke spezialisiert ist, brachte uns an einen Wendepunkt. Mit unseren Strukturen konnten wir das steigende Auftragsvolumen kaum noch bewältigen. Gleichzeitig gestaltete sich die Erweiterung unseres Teams aufgrund des Mangels an Elektrofachkräften schwierig.
Daher machten wir uns auf die Suche nach einer digitalen Lösung, die uns ein übersichtliches Management der Wartung und Instandhaltung ermöglichen und die Dokumentation der Serviceeinsätze auf den Anlagen erleichtern sollte.
Kriterien für die Auswahl der Software
Bevor wir begannen, uns verschiedene Anwendungen anzuschauen, legten wir Kriterien für die Auswahl der Software fest:
Nach umfangreicher Recherche und Evaluierung entschieden wir uns für Tabtool PV O&M. Die cloudbasierte Software überzeugte durch hohe Flexibilität und Anpassbarkeit an verschiedenste Abläufe sowie ihr spezifisches Branchen-Know-how. Sie bietet nicht nur eine leistungsstarke webbasierte Plattform für die Planung und Disposition unserer Aufträge, sondern auch eine mobile App für iOS und Android, die unsere Fachkräfte beim Service an den Anlagen nutzen.
Die Synchronisation der Daten in Echtzeit ermöglicht die nahtlose Kommunikation zwischen unserem Büro und den Einsatzorten unserer Techniker. Ein sechswöchiger Testzeitraum mit drei Mitarbeitern bestätigte die Tauglichkeit der Software im Büro sowie im Feld.
Gut 80 Prozent Zeit eingespart
Unser Ziel, Standardisierung und Vereinfachung im Field-Service zu realisieren und gleichzeitig eine hohe Dokumentationsqualität zu gewährleisten, wurde mit Tabtool PV O&M erreicht. Die Qualität der Service- und Wartungsberichte hat sich sogar verbessert, seit unsere Techniker mit der Tabtool-App arbeiten.
Die mobilen Arbeitszettel in der App machen es ihnen leicht, alle Daten zu einem Auftrag detailliert und lückenlos auf dem Tablet oder Smartphone zu erfassen – inklusive direkter Zuweisung von Fotos. So entfällt im Vergleich zu früher das fehleranfällige nachträgliche Zuordnen von Bildern zu dokumentierten Mängeln oder Instandsetzungen.
Wenn unsere Service-Profis ihren Einsatz beendet haben, ist auch die Dokumentation so gut wie erledigt. Bis zum fertigen Bericht, den die Software automatisch aus den erfassten Daten und Bildern erstellt, sind es nur noch wenige Klicks. Auf diese Weise kommen wir auf eine Zeitersparnis von gut 80 Prozent bei der Berichterstellung. Das verschafft unserem Team mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
Aktenstruktur sorgt für Überblick
Die Software ermöglicht den strukturierten Überblick über unser Anlagenportfolio. Jede Anlage erhält eine digitale Projektakte, in der wichtige Informationen wie Stammdaten, Schaltpläne und Kontaktdaten der Projektbeteiligten gespeichert sind. Für Inspektionen und Wartungen erstellen wir spezifische Aufträge, die alle notwendigen Informationen für die Ausführung durch unsere Feldmitarbeiter enthalten.
Diese Auftragsakten dienen unseren Technikern auch als Protokollvorlagen, in denen sie Checklisten durchgehen und Daten wie Messwerte, Mangelbeschreibungen und Bilder erfassen können. Ein weiterer Vorteil von Tabtool PV O&M ist die Möglichkeit, Checklisten zur Inspektion exakt an den vereinbarten Leistungsumfang anzupassen.
Hierfür stehen vorgefertigte Bausteine zur Verfügung, die individuell kombiniert und bei Bedarf um eigene Prüfpunkte erweitert werden können. So enthält die Checkliste für unsere Techniker nur genau jene Prüfpunkte, die für sie relevant sind.
Visualisierung des Auftragsstatus
Die Software nutzt farbige Symbole, um den Status eines Auftrags zu visualisieren. Grün signalisiert „alles erledigt“, Gelb steht für „Arbeit begonnen, aber noch nicht abgeschlossen“ und Rot kennzeichnet offene Aufträge. Dieser Status spiegelt sich auch in übergeordneten Vorgängen und Akten wider.
So lässt sich auf einen Blick erkennen, bei welchen Aufträgen noch Arbeitsschritte ausstehen. Akten mit Fristen werden in einer zentralen Übersicht aufgeführt, bis ihr Status als erledigt markiert ist.
Die Disposition der Aufträge ist mit dem Dashboard der Einsatzplanung in der Tabtool-Anwendung ganz einfach: Im Terminkalender sehe ich auf einen Blick, welcher Mitarbeiter wann Kapazitäten hat, und kann offene Aufträge per Drag-and-drop zuweisen. Über die Funktion „Ortstermin planen“ kann ich anschließend die Start- und Endzeit des Vor-Ort-Termins angeben .
Und ich kann bei Bedarf weitere Beteiligte zuweisen. Außerdem werden in der Terminmaske noch einmal alle offenen Aufträge für Inspektion, Wartung und Instandhaltung aufgelistet. Können einige dieser Aufträge beim Einsatz auf der jeweiligen Anlage mit erledigt werden, ziehe ich sie einfach in die To-do-Liste für den Ortstermin.
Auf diese Weise können wir für die Einsätze effiziente Aufgabenpakete schnüren und uns im Vergleich zu früher die eine oder andere Anfahrt zu einem Solarpark sparen. Selbst dringende Instandsetzungsaufträge werden dank der verbesserten Übersicht durch Tabtool PV O&M schneller organisiert. Die automatische Benachrichtigung unserer Servicetechniker über neue Aufträge und Terminänderungen reduziert zeitaufwendige Abstimmungen per E-Mail oder Telefon.
Mühelose Dokumentation und Auftragsverwaltung
Am Einsatzort angekommen, wird die Ortstermin-Akte zu einem digitalen Arbeitsbegleiter für unsere Mitarbeiter. Damit können sie sämtliche Aspekte der Servicedokumentation mühelos abwickeln: Von der Erfassung der Arbeits- und Fahrtzeiten über Wetterangaben bis hin zur Protokollierung der erledigten Aufträge.
Beim Abschluss des Einsatzes stehen diese Informationen schon unserem Innendienst zur Verfügung. Somit können wir nicht nur umgehend einen Bericht für unseren Kunden generieren, sondern auch die Rechnung für die erbrachten Leistungen zeitnah erstellen.
Dies war vor der Einführung von Tabtool PV O&M oft erst Tage oder Wochen nach dem Einsatz möglich. Denn unsere Techniker fanden zwischen ihren Einsätzen kaum Zeit, um ihre Dokumentation anzufertigen.
Tiefe Einblicke in die Anlagentechnik
Eine bemerkenswerte Funktion von Tabtool PV O&M ist die Fähigkeit, die gesamte technische Hierarchie eines Solarkraftwerks strukturiert abzubilden. Dies umfasst sowohl die Infrastruktur als auch die Anlagenkomponenten.
Für jedes einzelne Bauteil können wir eine digitale Akte erstellen. Darin werden sämtliche Informationen, Dokumente und Vorgänge, die das Bauteil betreffen, gespeichert – von technischen Details über Datenblätter bis hin zu festgestellten Mängeln und durchgeführten Wartungs- und Reparaturarbeiten.
Durch Verknüpfungen werden zudem die Beziehungen zwischen den Komponenten und Vorgängen verdeutlicht. Das heißt, wenn ich mich in der digitalen Akte eines Wechselrichters befinde, gelange ich mit einem Fingertipp oder Mausklick zu den verbundenen Modulen, Strängen sowie den Haupt- und Unterverteilungen
Diese Struktur ermöglicht es unseren Technikern, schnell und einfach alle benötigten Informationen zu finden, ob vor Ort auf der Anlage oder zur Vorbereitung eines Einsatzes. Beispielsweise können sie vor einer Inspektion in der App nachsehen, welche Trafostation in einem Solarpark verbaut ist, und das passende Messgerät mitnehmen.
Historie der Mängel und der Einsätze
Tabtool PV O&M ist darauf ausgerichtet, die Erfassung neuer Daten und das Auffinden vorhandener Informationen immer aus dem aktuellen Arbeitskontext heraus zu ermöglichen – unabhängig von der gerade bearbeiteten Aufgabe. Dies lässt sich gut am Beispiel der Mangelerfassung verdeutlichen. Während einer Inspektion bearbeitet ein Techniker seine Checkliste in der App und kann direkt die entdeckten Mängel festhalten.
Gleiches gilt während einer Wartung oder Instandsetzung, bei der Mängel im zugehörigen Protokoll erfasst werden. Es besteht außerdem die Option, eine neue Mangelakte direkt von der Startseite des Projekts aus zu erstellen.
Unabhängig davon, wie ein Mangel erfasst wird, kann er stets mit der betroffenen Anlagenkomponente verknüpft werden. Dadurch entsteht eine durchgehende Historie von Mängeln und Servicearbeiten für jede Komponente. Diese ermöglicht umfassende Auswertungen und ist im Gewährleistungsfall äußerst hilfreich.
Probleme präzise lokalisieren
Wenn ein Mangel nicht sofort behoben werden kann, legen wir einen Instandsetzungsauftrag an, der mit der Mangelakte verknüpft wird. Um die Suche nach der fehlerhaften Anlagenkomponente zu erleichtern, ist es möglich, deren GPS-Daten zu erfassen. Zudem wird die Position des Bauteils auf einem Anlagenplan markiert.
Der Kollege, dem die Behebung des Mangels zugewiesen wird, hat somit alle relevanten Informationen zur Hand und kann seine Arbeit nahtlos in der App dokumentieren. Diese präzise Vorbereitung ermöglicht es unseren Technikern, Instandsetzungen gezielt und effektiv durchzuführen.
Mehr als eine technische Lösung
Die Einführung der Software Tabtool PV O&M bedeutet für uns mehr als nur eine technische Lösung. Sie ist ein strategischer Schritt in Richtung Zukunft. Die Standardisierung und Digitalisierung unserer Prozesse in der Auftragsdisposition und Dokumentation verhilft uns zu deutlich mehr Effizienz und Transparenz, reduziert Fehler bei der Auftragsbearbeitung und hat die Qualität der Serviceberichte, in die wir schon vorher große Sorgfalt gelegt haben, nochmals gesteigert.
Mit der Tabtool haben wir einen Partner gefunden, der unsere Anforderungen versteht und unsere Vision von effizienten, transparenten und hochqualitativen Prozessen teilt. Die tiefe Branchenkenntnis der Entwickler und die Skalierbarkeit der Software geben uns die Gewissheit, dass wir für ein weiteres Wachstum unseres Unternehmens gut gerüstet sind. Die Zukunft der technischen Betriebsführung in der Solarindustrie ist digital – und wir sind bereit für sie.
Foto: Sun2energy
Foto: Sun2energy
Foto: Sun2energy
Foto: Tabtool
Solartektor
Lasertechnik hilft, Fehler im Modulfeld schnell aufzuspüren
Händeringend werden Fachkräfte für den Service gesucht. Die Personaldecke ist dünn, also muss Technik ran. Oliver Lenckowski und Klaus Terlinden von der Firma Solartektor haben einen pfiffigen Gerätekoffer entwickelt. Er hilft, Bestandsanlagen schnell in die Wartung zu nehmen. Denn der Druck, Serviceaufgaben durch technische Systeme zu effektivieren, ist enorm.
Das System ist mittlerweile vielfach erprobt. Dass man Inspektionen, Fehlersuche und Wartung effizient gestalten muss, ist in allen Installationsbetrieben ein wichtiges Thema.
Das PV-Fehlerortungs-Set LSI vereinfacht die Ortung von Fehlern im Solargenerator, beispielsweise Isolationsfehler bis zehn Megaohm. Mit der neuen Technik lässt sich schnell ein Modulplan erstellen, wenn die Bestandsanlage in die Wartung genommen werden soll und die Dokumentation unzureichend ist.
Kurzgeschlossene Bypassdioden lassen sich leicht finden, ohne das Modul demontieren zu müssen. Auch Leitungsunterbrechungen lassen sich punktgenau aufspüren. Die Fehlersuche kann auch bei Dunkelheit erfolgen, sie ist unabhängig von Tageslicht.
PV Fokus
Präventiv agieren: Folien, Flechten, Fehler
Für Abonnenten: Im Februar 2023 haben wir den Schwerpunkt des Heftes auf Prävention und Wartung gelegt. Darin ging es um die Chancen, die im Service für Solarkunden liegen.
Das Heftarchiv und der PV Fokus stehen für Abonnenten in unserem Webbereich zum Download bereit. Dort finden Sie alle Jahrgänge der vergangenen 15 Jahre als PDF – eine Chronik unserer Branche.
Denn Anlagenbetrieb und Wartung sind ein wichtiges Standbein für professionelle Fachinstallateure, die langfristig planen und sich regional vernetzen. Auch die Übernahme herrenloser Anlagen zahlt sich aus.
Ein Schwerpunkt des PV Fokus war das leidige Problem der versprödeten Rückseitenfolien, das zumeist bei Anlagen aus den Jahren 2010 bis 2012 auffällig wird. Ein neues Messgerät erlaubt die schnelle Analyse der Module im Solarfeld. Damit lässt sich sehr gut einschätzen, welches Risiko für die Anlage besteht.
Des Weiteren haben wir dargestellt, wie moderne Lasertechnik das Servicepersonal unterstützen kann. Sie spart Zeit bei der Fehlersuche und Fehlfahrten zur Anlage. Ein dritter Schwerpunkt war der Umgang mit Pflanzenbewuchs, also mit Algen und Flechten auf den Modulen.
https://www.photovoltaik.eu/premium/pv-fokus
Der Autor
Jens Heinzler
ist Elektrotechniker, Gutachter für Photovoltaikanlagen (TÜV) und geschäftsführender Gesellschafter von Sun2energy. Das Unternehmen aus Salem bietet technische Betriebsführung, Repowering und Installation ab 750 Kilowatt.
Foto: S.A. Fotografie
