Die Flotte immer im Blick

Ein milder Frühlingstag, das sonnige Gelb des frisch sanierten Firmengebäudes der Berolina-Gruppe empfängt die Besucher im Berliner Süden freundlich. 2015 sei die Firma hier komplett eingezogen, berichtet Geschäftsführer Matthias Grau stolz.

Das 2008 gegründete Unternehmen gliedert sich zum einen in die für Planung, Projektierung und Bau von Photovoltaikanlagen verantwortliche Berolina Solar. Der größte Teil der 20 Mitarbeiter jedoch ist bei der seit 2011 bestehenden Beso Service beschäftigt. Ob Monitoring, Wartung, Instandsetzung oder Reinigung: „Wir sind viel auf Achse“ freut sich Fuhrparkleiter Bernd Naß. Über 200 Solaranlagen in den gesamten östlichen Bundesländern werden mit den 13 Fahrzeugen betreut.

Private Selbstversorger mit einer Anlage auf dem Hausdach gehören ebenso zu den Kunden wie Solarparks großer Stromerzeuger. Zur Reinigung steht ein für Solaranlagen zertifiziertes System zur Verfügung. Geht es um Nach- oder Umrüstung, Blitz- oder Sturmschäden oder durch Hochwasser funktionsuntüchtige Trafostationen, die Beso ist zur Stelle. Muss ein Techniker zur Anlage geschickt werden, stellen sich zwei einfache Fragen: Wo ist die Anlage? Und: Welches Fahrzeug ist am nächsten dran?

Um die Beso-Fahrzeuge und Mitarbeiter effizienter zu den Aufträgen schicken zu können, hat Matthias Grau deshalb verschiedene Anbieter von Fahrzeugortungssystemen recherchiert. Die Wahl fiel auf das Trackpilot-Ortungssystem von PLT, einem Unternehmen aus Berlin-Friedrichshain. „Das Preis-Leistungs-Verhältnis hat den Ausschlag gegeben“, merkt er an.

Ein großes Plus für den Kundenservice

Auch wenn der Hauptgrund für die Einführung des Systems die bessere Nachvollziehbarkeit von Arbeitszeiten gewesen sei, habe sich Trackpilot in vielerlei Hinsicht bezahlt gemacht, erzählt Fuhrparkleiter Naß.

Ortungssysteme machen viele Dinge leichter. Das zeigt sich im Arbeitsalltag sehr deutlich bei Fahrtenbüchern. Für viele Unternehmer ist das aufwendige Führen per Hand mit Frust und Zeitnot verbunden. Vor allem der Service profitiert von der Ortung und den detaillierten Fahrtenbüchern. „Es hilft ungemein, wenn ich nach einem Monat eine Leistung abrechnen will und die Auftragserfüllung nochmals exakt nachvollziehen kann. Wenn von einem Mitarbeiter innerhalb einer Woche 20 Servicestationen angefahren werden, ist es schwierig, jeden einzelnen Auftrag handschriftlich nachzuvollziehen und in der Gesamtheit zu übersehen“, berichtet Naß.

Nützliche Zusatzfunktionen

Die gespeicherten Daten bieten nun eine gute Kontrollmöglichkeit bei Anfragen des Auftraggebers, wann welche Anlage wie lange gewartet wurde.

So bietet Trackpilot nicht nur Fuhrparkleitern und Geschäftsführern einen besseren Überblick über die Fahrzeuge, sondern hat auch einen Mehrwert für die Lohnbuchhaltung und Abrechnung. Bernd Naß fügt hinzu: „Die ausführlichen Berichte und Analysen von Trackpilot sind für uns sehr wichtig. Jeden Tag werden sie vom System automatisch erstellt, gespeichert und uns per E-Mail zugeschickt.“

Darüber hinaus bietet das Portal weitere nützliche Funktionen: Durch den Anschluss an die Zündung kann die unerlaubte Nutzung festgestellt werden, auf der digitalen Karte lassen sich Gebiete abstecken, sogenannte Geofences. Sobald ein Fahrzeug einen solchen elektronischen Zaun verlässt oder betritt, wird ein Echtzeitalarm gesendet.

Wie funktioniert’s?

Das Ortungsmodul hat die Größe einer Zigarettenschachtel und lässt sich von jeder Werkstatt mit wenigen Handgriffen in praktisch jeden Fahrzeugtyp einbauen. Durch den Anschluss an die Fahrzeugzündung werden Standzeiten exakt ermittelt. Darüber hinaus überträgt das Modul präzise Positionsdaten, die beispielsweise für die detaillierte Streckenverfolgung und Geschwindigkeitsaufzeichnungen genutzt werden.

Für das Tracking nutzen die Anwender ein Onlineportal mit eigenem Log-in. „Ohne eine Software einsetzen zu müssen, können unsere Kunden das System auf jedem Gerät mit Internetanschluss nutzen, vom PC und Notebook bis hin zu Tablets oder Smartphones“, erläutert Johannes Willmund, Vertriebsleiter bei PLT, die Vorzüge des Systems.

Sobald die Ortungsgeräte angeschlossen sind, kann der Nutzer seine Fahrzeuge live auf dem Bildschirm beobachten. Dabei kann er neben verschiedenen Ebenen auf der Karte selbst durch einen Klick auf das Fahrzeug Informationen wie aktuellen Zündungsstatus, Geschwindigkeit und die gefahrene Route des laufenden Tages anzeigen lassen.

Weniger Stress für die Mitarbeiter

Der Geschäftsführer betont: „Besonders das Live-Monitoring ist eine große Hilfe. Denn wenn wir wissen, wo sich unsere Fahrzeuge gerade aufhalten, können wir alle Aufträge, die kurzfristig hereinkommen, am besten bedienen und sofort eingreifen!“

Besonders hilfreich für die Einsatzplanung ist die Nächstensuche. Damit kann schnell das Fahrzeug mit dem kürzesten Weg zu einer defekten Anlage geschickt werden. „Und das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern sorgt auch für zufriedene Kunden! Denn dann kann ich sagen: Unser Techniker ist 80 Kilometer entfernt, er ist in 90 Minuten da.“

Auch bei schlechtem Handyempfang wie etwa an der Grenze zu Polen könne man sich auf die exakte Ortung verlassen. Damit ist Trackpilot zum einen eine große Hilfe bei der Koordinierung der Fahrzeuge durch die Fuhrparkleitung. Zum anderen erleichtert das Ortungssystem auch den Mitarbeitern die Arbeit. Matthias Grau bekräftigt: „Das sind ja alles erwachsene Menschen. Sie sollen ihre Arbeit gut machen und keine Zeit darauf verschwenden müssen, ständig irgendwelche Statusupdates zu geben.“

Passgenau konfigurieren

Ein Vorteil seien zudem die vielfältigen Einstellmöglichkeiten, mit deren Hilfe das System exakt auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt werden kann. Zudem seien die digitalen Karten sehr detailreich: Vor allem im oft ländlich geprägten Ostdeutschland ließen sich viele Dörfer und Hausnummern mit herkömmlichen Diensten nicht finden. Auf die regelmäßig aktualisierten Karten im Trackpilot-System jedoch könne man sich verlassen.

So können auch ganz unkompliziert zwei Fahrzeuge etwa zwecks Materialübergabe zueinander geleitet oder dank der Hybriddarstellung der Karte zum Zielort gelotst werden. Besonders das seit letztem Jahr verfügbare neue Portal Trackpilot 5.0 hat es Herrn Grau und Herrn Naß angetan: „Das neue Portal ist ein großer Fortschritt! Berichte können wir jetzt viel schneller zusammenstellen.“

Es seien vor allem die Kleinigkeiten, die die Arbeit mit der neuen Version so angenehm machten: Die selbstständige Aktualisierung der Fahrzeugposition auf der Karte beispielsweise oder die Möglichkeit, neu angefahrene Adressen mit einem Klick direkt ins Adressbuch zu übernehmen, seien eine große Erleichterung im alltäglichen Geschäft. Welche Features er sich noch wünsche? Die Einblendung stationärer Blitzer würde er begrüßen, meint Geschäftsführer Matthias Grau augenzwinkernd.

Kostenfrei testen

Interessierte Unternehmen können das System 14 Tage lang kostenlos testen. Das Testpaket enthält ein GPS-Ortungsmodul, Einbau- und Bedienungsanleitung sowie die Zugangsdaten zum Portal.

„Durch eine Hands-on-Erfahrung lassen sich die Vorteile des Systems viel besser erleben“, bestätigt Johannes Willmund von PLT. „Wenn die eigenen Fahrzeuge erst einmal auf der Karte zu sehen sind und deutlich wird, wie viele Telefonate, Kilometer und aufwendige Dokumentation durch Trackpilot eingespart werden, sind die meisten Anwender überzeugt.“

www.plt-software.de

Norbert Rave

berät für die Berliner Firma PLT kleine und mittlere Gewerbekunden beim Einsatz des Fuhrpark-Trackingsystems.

Nie wieder Werkzeug vergessen

Ortungssysteme zur Überwachung großer und kleinerer Gegenstände werden in wenigen Jahren zum Alltag gehören. Die Bornemann AG aus Goslar hat mit dem In-Fleet-Portal ein souveränes und einfaches Ortungssystem entwickelt. Zur Positionsbestimmung werden die drei Trackingverfahren GSM, GPS und RFID intelligent vernetzt. So lässt sich eine Vielzahl möglicher Anwendungen realisieren:

• Die Zugmaschine erkennt, mit welchem Anhänger sie gekoppelt ist, und teilt das der Zentrale mit.
• Werkzeugkisten werden mit RFID-Chips ausgestattet und mit der GPS-Box im Fahrzeug vernetzt. Wenn die Werkzeugkiste beim Losfahren fehlt, werden die Insassen per Smartphone informiert.
• Elektronische Zäune lösen stillen Alarm aus, wenn ein teures Werkzeug das Betriebsgelände verlässt.
• Sogar die Position eines Baucontainers im Ausland lässt sich feststellen. Ein Web-Interface informiert zudem, wenn der Container geöffnet wird oder sich die Temperatur verändert.

Den Einstieg in diese Technologie bieten elektronische Fahrtenbücher wie das Bornemann Logbook, dessen webbasierte Software In Fleet nicht nur die Fahrstrecken aufzeichnet. Auch aktuelle Standorte einzelner Fahrzeuge werden angezeigt, was das Auftragsmanagement erleichtert. So weiß die Zentrale, welches Fahrzeug in der Nähe eines Einsatzortes ist – und kann per Mausklick sogar überprüfen, ob alle benötigten Werkzeuge dabei sind.

Die Investition in ein mitwachsendes Flottenmanagement mit allen Zukunftsoptionen ist niedriger als gedacht. Bornemann bietet die Finanzierung über einen monatlichen Nutzungsvertrag. Mieten statt kaufen erhöht die Liquidität, zudem ist sichergestellt, dass sich der Handwerksbetrieb nicht um Updates, Geräte und SIM-Karten kümmern muss.

www.bornemann.net